Saya kira banyak dari kita yang sudah tidak asing dengan siklus PDCA yang merupakan kerangka kerja (framework) dalam penjaminan mutu (quality insurance) yang bertujuan untuk perbaikan berkelanjutan (continuous imrovement). Siklus PDCA terdiri dari empat tahapan, yaitu Plan : tahapan perencanaan dari tujuan dan pelaksanaan; Do : tahapan implementasi dari rencana yang telah dibuat; Check : tahapan pemeriksaan apakah pelaksanaan implementasi sesuai rencana dan luarannya sesuai dengan tujuan; Act atau Adjust : tindak lanjut berupa koreksi, penyesuaian, atau peningkatan yang perlu dilakukan atas hasil tahapan Check. Koreksi, penyesuaian, atau peningkatan tersebut haruslah diakomodasi dalam tahapan perencanaan untuk siklus PDCA selanjutnya.
Di Indonesia sistem penjaminan mutu pada perguruan tinggi diatur oleh Permenristekdikti nomor 62 tahun 2016. Pada peraturan tersebut tercantum siklus Sistem Penjaminan Mutu Internal di perguruan tinggi terdiri dari 5 tahapan, yaitu Penetapan, Pelaksanaan, Evaluasi, Pengendalian, dan Peningkatan atau yang disingkat menjadi PPEPP. Siklus PPEPP ini haruslah tercermin dalam mekanisme Sistem Penjaminan Mutu Internal pada tiap perguruan tinggi, termasuk termaktub dalam butir penjaminan mutu yang terdapat pada instrumen Akreditasi Program Studi maupun Akreditasi Perguruan Tinggi. Tulisan ini dimaksudkan untuk sedikit mengupas tentang perbandingan antara kedua kerangka kerja baik yaitu PDCA dan PPEPP, dengan harapan memudahkan para pembaca dalam mengkonversikan mekanisme SPMI yang umumnya mengacu pada PDCA menjadi PPEPP.
Kita awali pengertian untuk masing-masing tahapan pada siklus PPEPP berdasarkan Pedoman Sistem Penjaminan Mutu Internal yang dikeluarkan oleh Kemenristekdikti tahun 2018.
- Penetapan adalah kegiatan penetapan standar untuk standar-standar yang telah ditetapkan oleh perguruan tinggi
- Pelaksanaan adalah kegiatan yang dilakukan dalam rangka pemenuhan standar
- Evaluasi adalah kegiatan membandingkan antara luaran pelaksanaan dengan standar
- Pengendalian adalah kegiatan analisis penyebab ketidaktercapaian dan/atau penyimpangan pelaksanaan atas standar untuk dilakukan tindakan koreksi/perbaikan
- Peningkatan adalah kegiatan perbaikan standar agar lebih tinggi dibandingkan dengan standar yang telah ditetapkan
Berdasarkan penjelasan dalam buku pedoman tersebut saya mencoba untuk membuat mekanisme siklus PPEPP untuk salah satu standar, yaitu Standar Pendidikan Akademik dalam bentuk diagram sebagai berikut.
Setelah membuat diagram tersebut saya kemudian mencoba membedakan antara PPEPP dengan PDCA yang diringkaskan pada gambar berikut.
Jadi sebenarnya tiga tahapan awal kedua siklus tersebut kurang lebih sama
- Penetapan kurang lebih ekivalen dengan Plan yaitu kegiatan penetapan standar atau dengan kata lain perencanaan
- Pelaksanaan kurang lebih ekivalen dengan Do yaitu aktivitas yang dilakukan dalam rangka pemenuhan standar atau untuk mencapai tujuan
- Evaluasi setara kurang lebih ekivalen dengan Check yaitu tahapan untuk mendapatkan data tentang proses dan luaran dari pelaksanaan standar (asesmen) untuk kemudian dibandingkan hasilnya dengan standar (evaluasi)
Perbedaan antar keduanya barulah terlihat pada tahapan tindak lanjut jika PDCA hanya memuat satu tahapan yaitu Action, sedangkan PPEPP memuat dua tahapan yaitu Pengendalian dan Peningkatan. Berikutnya apa perbedaan antara Pengendalian dan Peningkatan? Secara sederhana keduanya dapat dibedakan berdasarkan hasil dari tahapan Evaluasi, jika proses dan luaran dari tahapan Pelaksanaan belum mencapai atau menyimpang dari standar maka dilakukan langkah koreksi melalui tahapan Pengendalian. Koreksi utamanya dilakukan pada tahan Pelaksanaan, baik pada penyiapan, sosialisasi, maupun implementasinya. Meski demikian tidak menutup kemungkinan bahwa ketidaktercapaian atau penyimpangan standar bukanlah disebabkan dari hasil dan proses Pelaksanaan, sehingga bisa jadi tindakan koreksi yang perlu dilakukan adalah perbaikan rumusan standar pada tahapan Penetapan. Sebaliknya jika proses dan luaran dari tahapan Pelaksanaan telah mencapai atau bahkan melampaui standar maka perlu dilakukan peningkatan untuk standar yang telah terpenuhi.
Supaya afdol saya coba berikan contoh, misalnya untuk Proses Pembelajaran
Tahapan Penetapan atau Plan mencakup bagaimana standar terkait pembelajaran disusun.
Tahapan Pelaksanaan atau Do mencakup bagaimana proses pembelajaran disiapkan dan dilaksanakan
Tahapan Evaluasi atau Check. Untuk evaluasi formatif bagaimana proses pembelajaran dimonitor, misalnya bagaimana dosen yang jarang mengisi kuliah dapat dideteksi seawal mungkin. Adapun untuk evaluasi sumatif dilakukan melalui Audit Mutu Internal (AMI). Hasil dari kedua proses tersebut kemudian dibandingkan dengan standar.
Tahapan Pengendalian adalah mekanisme yang dilakukan jika terdapat standar yang tidak terpenuhi, misalnya dari AMI diperoleh hasil persentase lulusan dengan lama studi tepat waktu adalah adalah kurang dari 50%, padahal standarnya adalah 90%, maka pengelola program studi perlu menganalisis akar masalahnya dan melakukan tindakan untuk memperbaikinya.
Tahapan Peningkatan adalah mekanisme peningkatan standar saat standar telah terpenuhi atau terlampaui. Misalnya untuk pada suatu program studi telah tersedia Rencana Pembelajaran Semester untuk seluruh mata kuliah yang artinya standar ketersediaan RPS 100% telah terpenuhi, maka standar tersebut dapat ditingkatkan kualitasnya misalnya RPS yang diperbaiki melalui diskusi kelompok dosen berdasarkan refleksi pembelajaran sebelumnya minimal 75% dari seluruh mata kuliah yang ditawarkan pada suatu semester.
Demikian tulisan singkat mengenai mekanisme siklus PPEPP dan perbandingannya dengan siklus PDCA. Semoga bermanfaat.
Siklus Mutu
Pengelolaan SMM USU dilaksanakan dengan pendekatan PDCA (Plan-Do-Check-Action) yang berlangsung secara berkesinambungan dalam satu tahun yang disebut dengan satu “siklus”. Setelah selesainya pelaksanaan satu siklus, maka dilanjutkan dengan siklus berikutnya yang seyogyanya mencakup program-program pengembangan mutu hasil tinjauan manajemen pada siklus sebelumnya. Untuk gambaran proses PDCA yang lebih jelas dalam satu siklus, dapat dilihat pada diagram berikut:
Siklus 13 Tahun 2020 merupakan awal pengelolaan SMM USU untuk melaksanakan pendekatan PPEPP (Penetapan-Pelaksanaan-Evaluasi-Pengendalian-Peningkatan) berdasarkan Standar Dikti mengenai siklus pelaksanaan SPMI (Sistem Penjaminan Mutu Internal). Untuk gambaran proses PPEPP lebih jelas, dapat dilihat pada diagram berikut:
